Presque tous les entrepreneurs à plusieurs sociétés ont commencé pareil : un Google Sheet, un onglet par société, un onglet « Total » et quelques formules. Souvent, c’est le bras droit qui le tient à bout de bras, et qui est le seul à le comprendre. Ça marche très bien, jusqu’au jour où ça ne marche plus, sans prévenir.
La réponse courte
Un tableur suffit tant que vous avez une société, une devise et quelques dizaines de mouvements par mois. Dès que vous cumulez plusieurs sociétés, des encaissements Stripe ou Whop, des dépenses en dollars et des flux entre vos structures, le fichier demande plus de temps qu’il n’en fait gagner, et ses erreurs deviennent invisibles.
Les 7 signes qu’il est temps d’en sortir
1. Vous passez plus d’une heure par mois à le remplir
Copier les relevés, coller, retrier, recatégoriser. Si la mise à jour vous prend une soirée, vous ne l’ouvrez plus qu’une fois par mois, et vos chiffres ont trois semaines de retard quand vous en avez besoin.
2. Vos montants en dollars sont convertis à un taux unique
Une colonne « taux » saisie une fois pour le mois, appliquée à toutes les lignes. Un paiement du 2 et un paiement du 29 n’ont pourtant pas la même valeur en euros. Sur un mois agité, l’écart se compte vite en centaines d’euros.
3. L’onglet « Total » compte deux fois vos flux internes
Les management fees ou le compte courant entre votre holding et votre société d’exploitation apparaissent en dépense dans un onglet et en recette dans l’autre. L’addition gonfle l’activité du groupe. Nous détaillons ce point dans notre article sur la holding et la société d’exploitation.
4. Vos ventes Stripe sont une seule ligne par virement
Le relevé ne montre que le virement net. Votre chiffre d’affaires est sous-estimé et vos frais d’encaissement disparaissent. Pour le corriger dans un tableur, il faudrait importer chaque export de la plateforme à la main.
5. Une formule a été écrasée, et personne ne sait quand
Une cellule tapée à la main par-dessus une formule, une plage qui ne descend plus jusqu’à la dernière ligne. Le total reste plausible, donc personne ne le remarque. C’est le défaut le plus dangereux d’un tableur : il ne signale pas ses propres erreurs.
6. Vous ne pouvez pas le partager sans tout montrer
Votre associé dans une société ne devrait voir que celle-ci. Votre expert-comptable a besoin des justificatifs, pas de vos notes. Un tableur partagé, c’est tout ou rien.
7. Vos factures vivent ailleurs
Les PDF sont dans vos e-mails, le paiement est dans le tableur, et le lien entre les deux est dans votre tête. Le jour où l’expert-comptable réclame les justificatifs manquants, c’est la chasse au trésor.
Si c’est vous qui tenez le fichier
Le tableur a un coût que personne ne voit : vous. Chaque point avec le dirigeant commence par une soirée à le remettre à jour, et chaque question imprévue (« et si on relançait la pub en mars ? ») vous renvoie dedans. Pire, si vous partez en vacances, plus personne ne sait le lire. Un outil partagé rend les chiffres disponibles sans vous, et vous laisse le temps de les expliquer.
Ce qu’il faut garder de votre tableur
Votre fichier contient un vrai savoir : vos catégories, vos habitudes de classement, la façon dont vous lisez votre activité. Ne le jetez pas, reprenez-le. Les catégories deviennent celles de l’outil, et vos habitudes deviennent des règles de classement automatiques.
Ce que fait Comptabilities à la place
- Toutes vos sociétés dans un seul espace, en vue groupe ou société par société.
- Chaque paiement converti en euros au taux de son jour, automatiquement.
- Stripe et Whop détaillés vente par vente, reliés à la banque.
- Dépenses et recettes classées par l’IA, qui apprend de vos corrections.
- Factures reliées à leur paiement, et accès limité à une société pour un associé.
Vous êtes bras droit ou OBM ? Voyez ce que Comptabilities change pour vous. Comparez aussi en détail sur notre page Comptabilities face à Excel et Google Sheets, ou essayez gratuitement pendant 15 jours, sans carte bancaire.